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title: "E-Mail-Vorlagen"
description: "E-Mail-Vorlagen für Bestellbestätigungen, Versandbenachrichtigungen und mehr verwalten"
category: "admin"
tags: ["email", "vorlagen", "templates", "benachrichtigung", "kommunikation"]
createdAt: "2026-04-01"
updatedAt: "2026-04-01"
canonical: "https://help.softwear-prints.com/articles/admin/email-templates"
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# E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen bestimmen, welche automatischen E-Mails Ihre Kunden erhalten - von der Bestellbestätigung über Versandbenachrichtigungen bis hin zu Willkommensnachrichten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Vorlagen verwalten und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

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## Übersicht

Die E-Mail-Vorlagen-Seite zeigt alle verfügbaren Vorlagen in einer Liste:

- **Name** - Bezeichnung der Vorlage (z.B. "Bestellbestätigung")
- **Event** - Welches Ereignis die E-Mail auslöst
- **Betreff** - Die Betreffzeile der E-Mail
- **Status** - Aktiv oder inaktiv
- **Layout** - Welches Design-Layout verwendet wird

## Verfügbare E-Mail-Events

Für folgende Ereignisse können E-Mail-Vorlagen konfiguriert werden:

### Bestellungen

| Event | Beschreibung | Typischer Zeitpunkt |
|---|---|---|
| **Bestellbestätigung** | Bestätigung nach erfolgreicher Bestellung | Sofort nach Bestellabschluss |
| **Bestellung in Bearbeitung** | Info, dass die Bestellung bearbeitet wird | Nach Statusänderung |
| **Versandbestätigung** | Benachrichtigung mit Tracking-Informationen | Nach Versand |
| **Bestellung abgeschlossen** | Bestätigung der erfolgreichen Lieferung | Nach Abschluss |
| **Bestellung storniert** | Information über Stornierung | Nach Stornierung |

### Kunden

| Event | Beschreibung | Typischer Zeitpunkt |
|---|---|---|
| **Willkommen** | Begrüßung neuer Kunden | Nach Registrierung |
| **E-Mail-Bestätigung** | Verifizierungslink für die E-Mail-Adresse | Nach Registrierung |
| **Passwort zurücksetzen** | Link zum Zurücksetzen des Passworts | Nach Anforderung |
| **Einladung** | Einladung zur Registrierung im Shop | Nach Einladung durch Admin |

### Rechnungen

| Event | Beschreibung | Typischer Zeitpunkt |
|---|---|---|
| **Rechnung erstellt** | Neue Rechnung mit PDF-Anhang | Nach Rechnungserstellung |
| **Zahlungserinnerung** | Erinnerung bei ausstehender Zahlung | Nach Fälligkeitsdatum |

## Vorlage bearbeiten

Klicken Sie auf eine Vorlage, um sie zu bearbeiten:

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### Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht. Formulieren Sie sie klar und prägnant:

- **Gut:** "Ihre Bestellung #12345 wurde versendet"
- **Schlecht:** "Update zu Ihrer Bestellung"

Sie können Platzhalter verwenden, die automatisch mit den richtigen Daten gefüllt werden (z.B. Bestellnummer, Kundenname).

### E-Mail-Inhalt

Der Hauptinhalt der E-Mail wird als HTML bearbeitet. Sie können:

- **Text** formatieren (fett, kursiv, Überschriften)
- **Links** einfügen (z.B. zur Bestellübersicht im Shop)
- **Platzhalter** verwenden für dynamische Inhalte
- **Bilder** einbinden (z.B. Ihr Logo)

### Layout wählen

Wählen Sie ein Design-Layout für die E-Mail:

- Layouts bestimmen das grundlegende Erscheinungsbild (Header, Footer, Farbschema)
- Alle E-Mails sollten das gleiche Layout verwenden für ein einheitliches Auftreten
- Das Layout enthält in der Regel Ihr Logo und die Unternehmensfarben

### Antwort-Adresse (Reply-To)

Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse Antworten gesendet werden:

- Standardmäßig wird die Shop-Kontakt-E-Mail verwendet
- Sie können eine andere Adresse angeben (z.B. support@ihrefirma.de)
- Stellen Sie sicher, dass die Adresse regelmäßig gelesen wird

## Vorlage aktivieren oder deaktivieren

- **Aktive Vorlagen** - Die E-Mail wird automatisch gesendet, wenn das Ereignis eintritt
- **Inaktive Vorlagen** - Die E-Mail wird nicht gesendet, auch wenn das Ereignis eintritt

> **Hinweis:** Deaktivieren Sie wichtige Vorlagen wie die Bestellbestätigung nur, wenn Sie sicher sind, dass Kunden diese Informationen auf anderem Weg erhalten.

## Best Practices

### Professionelles Auftreten

- Verwenden Sie Ihr **Firmenlogo** im E-Mail-Header
- Nutzen Sie Ihre **Unternehmensfarben** im Layout
- Schreiben Sie in einem **freundlichen, professionellen Ton**
- Fügen Sie immer **Kontaktinformationen** hinzu

### Rechtliche Anforderungen

- Enthalten Sie immer ein **Impressum** (ist in den meisten Layouts bereits integriert)
- Fügen Sie einen **Abmeldelink** für Marketing-E-Mails hinzu
- Stellen Sie sicher, dass die **Absenderadresse** korrekt ist

### Inhaltliche Tipps

- Halten Sie E-Mails **kurz und prägnant**
- Verwenden Sie **klare Handlungsaufforderungen** (z.B. "Bestellung verfolgen")
- Testen Sie E-Mails, indem Sie eine **Testbestellung** aufgeben
- Prüfen Sie die Darstellung auf verschiedenen Geräten (Desktop und Mobil)

## Häufige Fragen

**Kann ich eigene E-Mail-Events erstellen?**
Nein, die verfügbaren Events sind vordefiniert. Sie können aber den Inhalt jeder Vorlage frei gestalten.

**Werden E-Mails in der Sprache des Kunden gesendet?**
E-Mails werden in der Standardsprache Ihres Shops versendet. Für mehrsprachige E-Mails wenden Sie sich an den Support.

**Kann ich eine Vorlage testen?**
Erstellen Sie eine Testbestellung oder nutzen Sie die Vorschau-Funktion, um zu sehen, wie die E-Mail aussieht.

**Was passiert, wenn eine E-Mail nicht zugestellt wird?**
Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse des Kunden korrekt ist. Bei wiederkehrenden Zustellproblemen kann es helfen, den SPF- und DKIM-Eintrag Ihrer Domain zu prüfen.

## Weiter zu

- [Shop einrichten](/articles/corporate/setup) - Kontakt-E-Mail hinterlegen
- [E-Mail-Marketing](/articles/marketing/email-campaigns) - Marketing-Kampagnen per E-Mail
- [Bestellübersicht](/articles/admin/orders) - Bestellungen und Benachrichtigungen