Niederlassungen & Abteilungen

Mit Niederlassungen und Abteilungen bilden Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens in Ihrem Corporate Shop ab. Diese Struktur beeinflusst, welche Produkte, Kunden und Bestellungen bestimmten Standorten oder Teams zugeordnet werden. Sie ist die Grundlage für eine gezielte Steuerung von Sichtbarkeit und Zuständigkeiten.

Überblick: Niederlassungen vs. Abteilungen

Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen beiden Konzepten zu verstehen:

Wann verwende ich Niederlassungen?

Verwenden Sie Niederlassungen, wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat, die sich in Adresse, Ansprechpartner oder Produktsortiment unterscheiden. Typische Anwendungsfälle:

• Filialnetzwerk - Jede Filiale erhält eine eigene Niederlassung mit eigener Adresse
• Regionale Büros - Büros in verschiedenen Städten oder Ländern
• Tochtergesellschaften - Eigenständige Unternehmenseinheiten unter einem Dach
• Lagerstandorte - Verschiedene Versandstandorte mit unterschiedlichen Produkten

Wann verwende ich Abteilungen?

Verwenden Sie Abteilungen, wenn Sie innerhalb eines Standorts verschiedene Teams oder Gruppen unterscheiden möchten. Typische Anwendungsfälle:

• Firmenabteilungen - Marketing, Vertrieb, IT, Personalabteilung
• Projektteams - Team A, Team B, Sonderprojekt
• Kostenstellen - Abteilungen, die eigene Budgets verwalten
• Berufsgruppen - Außendienstmitarbeiter, Büroangestellte, Führungskräfte

Abteilungen anlegen

Abteilungen werden zuerst erstellt, da sie anschließend den Niederlassungen zugeordnet werden können.

Neue Abteilung erstellen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Struktur
2. Im Abschnitt Abteilungen klicken Sie auf das Plus-Symbol (+)
3. Geben Sie den Namen der Abteilung ein (z.B. "Marketing" oder "Vertrieb")
4. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Abteilungen
5. Klicken Sie auf Speichern, um alle Abteilungen gleichzeitig zu speichern

Hinweis: Es muss immer mindestens eine Abteilung vorhanden sein. Die letzte Abteilung kann nicht gelöscht werden.

Abteilung bearbeiten

Um den Namen einer bestehenden Abteilung zu ändern:

1. Klicken Sie auf das Textfeld der gewünschten Abteilung
2. Ändern Sie den Namen
3. Klicken Sie auf Speichern

Abteilung löschen

1. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) neben der Abteilung
2. Die Abteilung wird sofort entfernt

Wichtig: Beim Löschen einer Abteilung werden bestehende Zuordnungen zu Kunden und Produkten aufgehoben. Prüfen Sie vorher, ob die Abteilung noch in Verwendung ist.

Niederlassungen anlegen

Niederlassungen repräsentieren die physischen Standorte Ihres Unternehmens. Jede Niederlassung erhält eine vollständige Adresse.

Neue Niederlassung erstellen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Struktur
2. Im Abschnitt Niederlassungen klicken Sie auf das Plus-Symbol (+)
3. Füllen Sie die folgenden Pflichtfelder aus:

4. Optional: Ordnen Sie der Niederlassung Abteilungen zu
5. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Es muss immer mindestens eine Niederlassung vorhanden sein. Die letzte Niederlassung kann nicht gelöscht werden.

Abteilungen einer Niederlassung zuordnen

Eine Niederlassung kann mehrere Abteilungen enthalten. So ordnen Sie Abteilungen zu:

1. Öffnen Sie die gewünschte Niederlassung
2. Im Abschnitt Abteilungen wählen Sie die gewünschten Abteilungen aus
3. Speichern Sie die Änderungen

Dadurch können Sie beispielsweise festlegen, dass die Niederlassung "Hauptsitz Berlin" die Abteilungen "Marketing", "Vertrieb" und "IT" umfasst, während die Niederlassung "Filiale München" nur "Vertrieb" und "Lager" hat.

Niederlassung bearbeiten

1. Klicken Sie auf die gewünschte Niederlassung in der Liste
2. Ändern Sie die Felder nach Bedarf
3. Klicken Sie auf Speichern

Niederlassung löschen

1. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) neben der Niederlassung
2. Bestätigen Sie die Aktion

Wichtig: Beim Löschen einer Niederlassung werden alle Zuordnungen zu Kunden, Produkten und Benutzern aufgehoben. Stellen Sie sicher, dass Sie diese vorher einer anderen Niederlassung zuweisen.

Auswirkungen auf Produkte und Kunden (PRO/Enterprise)

Die Organisationsstruktur hat in den Paketen PRO und Enterprise direkten Einfluss auf die Sichtbarkeit von Produkten und den Zugriff von Kunden.

Produktsichtbarkeit

Wenn Sie ein Produkt einer Niederlassung oder Abteilung zuordnen, ist dieses Produkt nur für Kunden sichtbar, die der gleichen Niederlassung oder Abteilung zugeordnet sind.

Beispiel: Das Produkt "Sicherheitsschuhe Modell X" ist der Niederlassung "Lager Süd" und der Abteilung "Produktion" zugeordnet. Nur Kunden, die ebenfalls "Lager Süd" und "Produktion" zugeordnet sind, sehen dieses Produkt im Shop.

Kundenzuordnung

Jeder Kunde kann einer Niederlassung und einer Abteilung zugeordnet werden. Dies geschieht in den Kundendetails:

1. Öffnen Sie den Kunden in der Kundenverwaltung
2. Wählen Sie die Niederlassung aus
3. Wählen Sie optional eine Abteilung aus
4. Speichern Sie die Änderungen

Staff-Benutzer und Struktur

Auch Staff-Benutzer (Ihre Teammitglieder) können einer Niederlassung und Abteilung zugeordnet werden. So können Sie sicherstellen, dass ein Mitarbeiter nur die Kunden und Bestellungen seines Standorts sieht.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Handwerksunternehmen mit mehreren Standorten

• Niederlassung "Hauptsitz Hamburg" - Abteilungen: Verwaltung, Vertrieb
• Niederlassung "Werkstatt Bremen" - Abteilungen: Produktion, Lager
• Niederlassung "Büro Frankfurt" - Abteilungen: Vertrieb

Ergebnis: Mitarbeiter in Hamburg sehen andere Produkte und Kunden als Mitarbeiter in Bremen. Die Vertriebsabteilungen in Hamburg und Frankfurt können auf das gleiche Sortiment zugreifen.

Beispiel 2: Großunternehmen mit Kostenstellen

• Niederlassung "Zentrale" - Abteilungen: IT, Marketing, Personalabteilung, Finanzen
• Jede Abteilung hat ein eigenes Budget für Arbeitskleidung
• Produkte werden pro Abteilung freigegeben
• Jede Abteilung bestellt nur die für sie vorgesehenen Artikel

Beispiel 3: Einzelstandort mit Teams

Auch ohne mehrere Standorte können Abteilungen nützlich sein:

• Niederlassung "Firma XYZ GmbH" - Abteilungen: Außendienst, Innendienst, Führungskräfte
• Der Außendienst erhält Zugang zu wetterfester Arbeitskleidung
• Führungskräfte können hochwertigere Artikel bestellen
• Der Innendienst hat Zugang zu Bürokleidung

Häufige Fragen

Kann ich Abteilungen ohne Niederlassungen verwenden? Abteilungen existieren unabhängig und können auch ohne Zuordnung zu einer Niederlassung genutzt werden. Allerdings ist die Zuordnung zu einer Niederlassung empfehlenswert, um die Struktur vollständig abzubilden.

Kann eine Abteilung mehreren Niederlassungen zugeordnet werden? Ja, eine Abteilung (z.B. "Vertrieb") kann in mehreren Niederlassungen vorhanden sein. Die Abteilung wird einmal angelegt und dann den gewünschten Niederlassungen zugeordnet.

Was passiert mit Kunden und Produkten, wenn ich eine Niederlassung lösche? Die Zuordnungen werden aufgehoben. Die Kunden und Produkte selbst bleiben erhalten, sind aber keiner Niederlassung mehr zugeordnet und damit für alle sichtbar.

Brauche ich die Organisationsstruktur im Free-Paket? Im Free-Paket können Sie Niederlassungen und Abteilungen anlegen, die erweiterte Sichtbarkeitssteuerung ist jedoch ein Feature der PRO- und Enterprise-Pakete.

Weiter zu

• Benutzer & Rechte - Teammitglieder verwalten und Rollen zuweisen
• Kundenverwaltung - Kunden einer Niederlassung oder Abteilung zuordnen
• Produktübersicht - Produkte einer Organisationseinheit zuordnen